Документы хранятся в банке в бумажной и электронной форме. Для кредитных организаций разработан и утвержден специальный примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой 10.03.2000 г. (№ 10—2—1/65) и согласованный с Банком России.
Банк обязан хранить документы, подтверждающие получение доходов и расходов, а также подтверждение уплаты налогов в течение пяти лет.
К документам постоянного хранения относятся документы по личному составу сотрудников банка, которые передаются в государственные архивы.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
База данных лицевых счетов в компьютерном учете должна дублироваться, как минимум, на двух различных носителях, информация должна храниться в течение срока, установленного для хранения документов.
Бумажные документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется специальное помещение. Доступ к архивным документам ограничен.
По истечении установленного срока хранения в архиве подготавливаются акты о выделении дел к уничтожению. При этом документы просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих другой срок хранения.
Существует список документов в банке, которые являются документами постоянного хранения:
-документы органов управления банка и внутренние нормативные документы (правила и инструкции, разработанные банком);
-документы о приеме и передаче отделений и филиалов;
-документы ревизий и проверок;
-отчетные документы банка;
-материалы проверок контролирующих органов;
-отчеты о контрольно-ревизионной работе;
-отчеты о финансово-хозяйственной деятельности банка;
-отчеты, балансы и документы к ним;
-бухгалтерские отчеты;
-отчеты о кассовой работе и инкассации;
-лицевые счета о формировании уставного капитала;
-условия выпуска собственных ценных бумаг;
-акты об отводе земельных участков;
-индивидуальные проекты на строения и здания;
-книги и журналы с оттисками печатей и штампов;
-документы аварийных комиссий;
-книга регистрации лицевых счетов юридических лиц;
-карточка учета вкладчиков;
-отчеты об открытии валютных счетов;
-статистические отчеты о ведении валютной позиции.
При изъятии банковских документов организациями, имеющими на то право, банки должны скопировать изымаемые документы. Главный бухгалтер должен заверить копии. На копиях документов главный бухгалтер ставит отметку: «Копия. Документ изъят».
Вместо подлинных документов в сшив помещаются копии, а в дело помещается акт об изъятии документов.
Статьи по теме:
Способы обеспечения кредита
Банковское законодательство РФ предусматривает, что выдача кредита коммерческими банками должна производиться под различные формы обеспечения кредита. Для предварительного обеспечения интересов кредитора и для получения им гарантий надлежащего исполнения должником своих обязанностей законодательств ...
Кредитование юридических лиц банком «Южный Торговый
Банк»
ОАО АБ «Южный Торговый Банк» (г. Ростов-на-Дону, лицензия Банка России № 2478) работает на финансовом рынке более 7 лет. За этот небольшой, по банковским меркам, срок «ЮТБ» добился впечатляющих результатов. Банк занимает 2-е место в рейтинге относительной успешности местных банков по итогам 2006 го ...
История развития страхования от огня в России
Начало появления в России института страхования относится к концу XVII столетия, когда в 1786 г. Императрица Екатерина II в манифесте от 28 июня 1786 г. объявила о создании Государственного Заемного Банка. В составе Банка была Страховая экспедиция, которая принимала на страхование дома, состоящие в ...