Документы хранятся в банке в бумажной и электронной форме. Для кредитных организаций разработан и утвержден специальный примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой 10.03.2000 г. (№ 10—2—1/65) и согласованный с Банком России.
Банк обязан хранить документы, подтверждающие получение доходов и расходов, а также подтверждение уплаты налогов в течение пяти лет.
К документам постоянного хранения относятся документы по личному составу сотрудников банка, которые передаются в государственные архивы.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
База данных лицевых счетов в компьютерном учете должна дублироваться, как минимум, на двух различных носителях, информация должна храниться в течение срока, установленного для хранения документов.
Бумажные документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется специальное помещение. Доступ к архивным документам ограничен.
По истечении установленного срока хранения в архиве подготавливаются акты о выделении дел к уничтожению. При этом документы просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих другой срок хранения.
Существует список документов в банке, которые являются документами постоянного хранения:
-документы органов управления банка и внутренние нормативные документы (правила и инструкции, разработанные банком);
-документы о приеме и передаче отделений и филиалов;
-документы ревизий и проверок;
-отчетные документы банка;
-материалы проверок контролирующих органов;
-отчеты о контрольно-ревизионной работе;
-отчеты о финансово-хозяйственной деятельности банка;
-отчеты, балансы и документы к ним;
-бухгалтерские отчеты;
-отчеты о кассовой работе и инкассации;
-лицевые счета о формировании уставного капитала;
-условия выпуска собственных ценных бумаг;
-акты об отводе земельных участков;
-индивидуальные проекты на строения и здания;
-книги и журналы с оттисками печатей и штампов;
-документы аварийных комиссий;
-книга регистрации лицевых счетов юридических лиц;
-карточка учета вкладчиков;
-отчеты об открытии валютных счетов;
-статистические отчеты о ведении валютной позиции.
При изъятии банковских документов организациями, имеющими на то право, банки должны скопировать изымаемые документы. Главный бухгалтер должен заверить копии. На копиях документов главный бухгалтер ставит отметку: «Копия. Документ изъят».
Вместо подлинных документов в сшив помещаются копии, а в дело помещается акт об изъятии документов.
Статьи по теме:
Проблемы развития банковской системы РФ
На основе анализа показателей развития банковской системы можно сделать следующие выводы. 1. Внешние источники фондирования для российских компаний и банков всё ещё закрыты, а ресурсов внутреннего рынка не хватает. Основным источником кредитных ресурсов для российских банков и корпораций в 2011 год ...
Информационная база оценки кредитоспособности предприятия – заемщика
Заключению кредитного договора предшествуют определенные действия со стороны банка и заемщика, заключающиеся в праве банков затребовать от потенциального заемщика определенных документов, характеризующих его правоспособность и кредитоспособность. Причем перечень таких документов устанавливается зак ...
Системы платежей через Интернет банка "Платина"
Один из важнейших факторов, определяющих темпы развития электронной коммерции, - развитость систем безналичных расчетов. Недостаточная распространенность в России банковских карт, особенно международных, делает необходимым создание "мультиинструментальных" систем расчетов через Интернет, ...