Документы хранятся в банке в бумажной и электронной форме. Для кредитных организаций разработан и утвержден специальный примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой 10.03.2000 г. (№ 10—2—1/65) и согласованный с Банком России.
Банк обязан хранить документы, подтверждающие получение доходов и расходов, а также подтверждение уплаты налогов в течение пяти лет.
К документам постоянного хранения относятся документы по личному составу сотрудников банка, которые передаются в государственные архивы.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
База данных лицевых счетов в компьютерном учете должна дублироваться, как минимум, на двух различных носителях, информация должна храниться в течение срока, установленного для хранения документов.
Бумажные документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется специальное помещение. Доступ к архивным документам ограничен.
По истечении установленного срока хранения в архиве подготавливаются акты о выделении дел к уничтожению. При этом документы просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих другой срок хранения.
Существует список документов в банке, которые являются документами постоянного хранения:
-документы органов управления банка и внутренние нормативные документы (правила и инструкции, разработанные банком);
-документы о приеме и передаче отделений и филиалов;
-документы ревизий и проверок;
-отчетные документы банка;
-материалы проверок контролирующих органов;
-отчеты о контрольно-ревизионной работе;
-отчеты о финансово-хозяйственной деятельности банка;
-отчеты, балансы и документы к ним;
-бухгалтерские отчеты;
-отчеты о кассовой работе и инкассации;
-лицевые счета о формировании уставного капитала;
-условия выпуска собственных ценных бумаг;
-акты об отводе земельных участков;
-индивидуальные проекты на строения и здания;
-книги и журналы с оттисками печатей и штампов;
-документы аварийных комиссий;
-книга регистрации лицевых счетов юридических лиц;
-карточка учета вкладчиков;
-отчеты об открытии валютных счетов;
-статистические отчеты о ведении валютной позиции.
При изъятии банковских документов организациями, имеющими на то право, банки должны скопировать изымаемые документы. Главный бухгалтер должен заверить копии. На копиях документов главный бухгалтер ставит отметку: «Копия. Документ изъят».
Вместо подлинных документов в сшив помещаются копии, а в дело помещается акт об изъятии документов.
Статьи по теме:
Анализ выпуска и использования облигаций в практике
ОАО "СКБ-банк"
Открытое акционерное общество "Акционерный коммерческий банк содействия коммерции и бизнесу", именуемое в дальнейшем Банк, является кредитной организацией, зарегистрированной Центральным банком Российской Федерации 20 апреля 1992 года, регистрационный номер 705, созданной по решению общег ...
Современное состояние банковского сектора РФ с
2002 года по 2010 год
Динамика развития банковского сектора России за последние восемь лет, 2002–2010 гг., свидетельствует о стремительном его развитии. Основные макроэкономические показатели (совокупные активы, кредиты и прочие размещенные средства, предоставленных нефинансовым организациям и физическим лицам, вклады ф ...
Банковский менеджмент, его цели и задачи, принципы, направления
Эффективность деятельности кредитных организаций на современном рынке труда в значительной мере определяется состоянием банковского менеджмента. Банковский менеджмент — это система управления кредитной организацией, основанная на использовании современных эффективных форм, средств и методов управле ...